Saiba como montar um banco de dados de clientes de forma eficiente
Manter dados sobre clientes é uma necessidade muito antiga do comércio. Isso vem desde a época em que as vendas eram anotadas na “caderneta”: o que um cliente comprava fiado, a data em que ele costumava pagar e o que mais o comerciante achava importante ficava registrado ali. Hoje as anotações continuam, mas não são mais feitas com lápis e papel. Agora são chamados de bancos de dados. E como tudo muda por meio da tecnologia, não servem mais apenas para evitar que o comerciante esqueça de cobrar um cliente. Eles vão além. Nesse artigo, você vai conferir o que são, qual a importância e como criar um banco de dados eficiente para o seu negócio.
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O que é um banco de dados?
Um banco de dados é um acervo de informações organizadas sobre algo. No caso aqui, sobre clientes. Essas informações, geralmente, são sobre o perfil, preferências e relação que eles já possuem com a marca.
Estas coleções de informações são produzidas com o auxílio de softwares e em diversos formatos, desde planilhas simples no Excel, até bases completas, gerenciadas por um ERP (sistema integrado de gestão empresarial).
As informações básicas que um bom banco de dados precisa ter sobre o consumidor são:
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pessoais e de contato: nome, endereço residencial e de trabalho, celular, e-mail e perfis em redes sociais;
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demográficos: idade, estado civil, renda familiar e gênero;
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hábitos de compra: produtos adquiridos, ticket médio (valor gasto por compra);
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feedback: comentários e sugestões coletadas no e-commerce;
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navegação: páginas visitadas junto com o tempo em cada uma delas
O objetivo é que os dados armazenados dos clientes sejam úteis para tomadas de decisão acertadas, para influenciar as ações de marketing, planejar estratégias, construir um bom relacionamento e fidelizá-los.
Por que os bancos de dados são necessários?
O setor varejista está conhecendo o conceito de data driven marketing. São ações estratégicas de marketing baseadas em dados sobre clientes. Elas agrupam informações que resumem o comportamento real dos consumidores que já passaram pelo estabelecimento, o que permite tomadas de decisão precisas.
Os repositórios de dados servem para que o comércio conheça bem os seus consumidores, retratando o público alvo, de forma que as ações de marketing o atinjam e dêem resultados, construindo e melhorando os canais de comunicação com eles.
Outra utilidade dos bancos de dados é a automação de marketing. Esse método de trabalho faz com que as tarefas que demandam tempo dos colaboradores, como envio de e-mail marketing, sejam automatizadas, o que faz com que possam se dedicar ao relacionamento com clientes de forma mais humanizada.
Os setores de vendas e atendimento também se beneficiam dos bancos de dados, porque têm acesso a informações que facilitam a abordagem de leads, focando nas necessidades, dores e propondo as soluções adequadas.
Mas um dos pontos mais fortes dos bancos de dados é impulsionar o pós-venda e a área de suporte ao cliente. Sabendo o que consumiram, a quantidade e há quanto tempo, é possível desenvolver ações que visam acompanhar o cliente durante o uso do produto, o assessorar e estimulá-lo a comprar de novo.
Como montar um banco de dados eficiente?
As informações que integram um banco de dados podem ter diferentes origens: formulários, questionários e redes sociais. O importante é que eles estejam estruturados e acessíveis por uma única ferramenta, para garantir que as estratégias tenham sucesso.
A maior eficiência da base de dados é atingida quando a consulta aos dados é simples e rápida por meio de qualquer dispositivo, incluindo os móveis. Os administradores não podem descuidar da atualização e da proteção das informações contra invasões e perdas acidentais. Para isso, o recomendável é programar backups periódicos.
Os bancos de dados devem ser construídos de forma que captem os dados de forma automática. As consultas devem permitir a exibição de dados independentes ou relacionados, em tempo real.
O espaço reservado para a plataforma de banco de dados deve ser escalável. Isto significa que o conjunto de dados deve ser capaz de armazenar mais informações à medida que a marca conquista mais clientes.
Conheça algumas orientações úteis na hora de criar o seu repositório:
Acrescente ao planejamento empresarial
Ele deve fazer parte do planejamento estratégico desde o começo e no curto e longo prazo. É essencial porque todos os setores vão se beneficiar, desde o marketing até o atendimento e o pós-venda. Os métodos de coleta de dados e as políticas de uso devem ser previamente definidas. Isto ganha ainda mais importância com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), que vamos abordar logo mais.
Determine os objetivos
Você já entendeu porque é preciso montar um banco de dados. Mas para recapitular, deve servir para:
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melhorar o relacionamento com os clientes;
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aumentar o desempenho das vendas;
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cuidar da imagem do e-commerce
Com os objetivos em mente, é mais fácil definir quais as informações que você precisa coletar e como administrar a base de dados, além de determinar as metas que a equipe de colaboradores deve atingir.
Pense em como coletar os dados
As informações sobre os clientes virão da interação com a marca, seja no atendimento, nas redes sociais ou no e-commerce. Mas é preciso escolher o melhor método:
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entrevistas;
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pesquisas de opinião;
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ferramentas de análise, como o Google Analytics;
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questionários
Não se esqueça de que os colaboradores precisam ter acesso rápido e fácil aos dados armazenados. Procure centralizar tudo em um único sistema. A preferência deve ser, como dito, um ERP ou um software de data bank, como o Microsoft Access. Providencie treinamento na operação deles.
A Lei Geral de Proteção de Dados
A LGPD é o conjunto de normas que dispõe sobre a forma como os dados dos usuários são tratados pelas empresas. Elas precisam informar os clientes de que só podem usar as informações pessoais depois de explicarem como farão isso e contarem com a autorização deles.
As normas que as empresas precisam minimamente seguir são:
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Incluir, tratar e excluir dados somente com consentimento do cliente;
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informar o motivo da coleta de dados e pedir a autorização no momento em que ocorrer;
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coletar somente os dados necessários;
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permitir que o usuário solicite e tenha seus dados removidos a qualquer tempo.
Gerar, manter e usar repositórios de dados produzidos com qualidade fornece norte para os departamentos de marketing elaborarem estratégias, obtendo uma melhor performance nas negociações, trazendo mais conversão e, consequentemente, lucro.